¿Quién establece tus prioridades?

En cada oportunidad que tengo de dar un curso de Fundamentos de GTD los participantes se emocionan cuando hacen su primer barrido mental pero aún más cuando empiezan a clarificarlo y organizarlo, y cuando finalmente configuran sus herramientas (administradores de listas o tareas y notas, calendario, email, etc.) siguiendo los principios de GTD tales como usar los contextos adecuados y evitar esconder información dentro de más información, eso simplemente los enloquece.

Sin embargo, cuando hablamos acerca de la “naturaleza tridimensional del trabajo” aparece la frustración entre los participantes, pero ¿por qué? te preguntarás y la respuesta es sencilla, al igual que tu vivo en un país latinoamericano, en México, y en México (como tal vez pase en tu país también) existe la creencia de que cuestionar o indagar acerca de algún requerimiento que alguien te está solicitando o peor aún, decir NO a alguna solicitud es similar a cometer un pecado capital (y no te atrevas a cuestionar o decir NO a tu jef@, nunca, porque te irás al infierno o por lo menos serás despedido)

Déjame decirte algunas de las reacciones y comentarios de algunas de las personas que participan en nuestros entrenamientos:

  • Lidiar con el trabajo predefinido es fácil, definir mi trabajo ahora me doy cuenta de que es mucho más fácil de lo que pensaba, pero es imposible lidiar con el trabajo no planeado, con las ocurrencias y necesidades de los demás. Justo cuando he planeado perfectamente mi día y he definido mis prioridades abro mi email y encuentro toneladas de asuntos urgentes que debo de atender, así es que planear y definir prioridades no sirve de nada (revisar tu email no debería de ser lo primero que haces cuando vas a empezar a trabajar, les digo)
  • Debido a la naturaleza de mi trabajo siempre tengo que estar hacienda varias cosas a la vez, estoy trabajando con algo cuando recibo la llamada telefónica de un cliente pidiendo ayuda, así es que tengo que dejar lo que estaba haciendo para trabajar con este nuevo requerimiento, pero cinco minutos más tarde un compañero de trabajo me solicita apoyo con otro asunto así es que vuelvo a dejar lo que estaba haciendo para ayudarlo; diez minutos después mi jef@ me pide resolver una situación urgente, pero dentro de cinco minutos más tengo una junta a la que tengo que asistir y dejo todo sin terminar. El resultado de todo este trabajo que no tenía planeado es que todos están enojados conmigo por no haber terminado lo que me solicitaron, mi trabajo planeado también está sin terminar (o sin empezar), estoy enojado, estresado, me siento improductivo y no se que hacer (¿alguna vez has intentado decir “ahora no puedo atenderte, ¿podrías darme 5 minutos o una hora para que hablemos de este tema?” “cuando dices urgente ¿a que te refieres exactamente? ¿puede esperar un poco? ¿puede hacerlo alguien más?, les pregunto)
  • … pero sabes que es lo peor de todo, paso muchas horas al día en juntas improductivas, la gente no llega preparada a las juntas, hay gente que no debería estar en determinadas juntas que solo retrasan o no aportan mucho, las personas que deben tomar decisiones están ocupados todo el tiempo y no asisten a las juntas o mandan a la persona equivocada en su representación, nadie respeta los acuerdos o aún peor, los acuerdos no son claros, etc. (¿alguien de la empresa ha hablado claramente sobre esto y ha propuesto algo formal para cambiar esta situación? les pregunto)

Retomando la creencia acerca de que decir NO a algo o a alguien no está permitido o cuestionar o indagar acerca de la urgencia de las cosas, a muchas personas nos da mucho miedo hacerlo o nos cuesta mucho trabajo o sencillamente no sabemos como hacerlo; algunas veces no lo hacemos porque sencillamente “mi jef@ me lo está solicitando” o “si digo que ahora no puedo atender ese asunto o solicito tratarlo más tarde o preguntar si hay alguien más que pueda resolver ese asunto, la gente va a tener una impresión negativa de mi” y por muchas otras razones que estoy seguro puedes seguir sumando a esta lista.

Así es que yo les pregunto lo siguiente: “¿qué te da mas miedo, indagar más acerca de lo que te están solicitando o decir no a algo o saber que, aún cuando estás aceptando la tarea sabes que no serás capaz de cumplirla adecuadamente y que tu jef@ o cliente se van a enfadar contigo?

Recuerda que “Getting Things Done no solo se trata de hacer las cosas, como dice David Allen, GTD se trata de estar significativamente comprometido con tus decisiones” aún si debes aprender como decir no o como indagar o cuestionar adecuadamente sin dar la impresión de ser una persona indispuesta o negativa. Te invito que, a partir de hoy, dejes de reaccionar al trabajo no planeado y empieces a responder adecuadamente, aprende a tener conversaciones adecuadas, negocia, indaga cuando sientas que debes hacerlo y conviértete en la versión más confiable de ti mism@.

Toma el control de tus prioridades y aún cuando tengas que lidiar con el trabajo cuando surge toma el control y establece la prioridad adecuada en acuerdo con los demás, y si, habrá ocasiones en las que tengas que dejar todo para salir corriendo a la escuela de tus hijos por una emergencia, pero se consciente que aún en esos momentos puedes ser capaz de tener la habilidad de responder adecuadamente.

Y un último consejo, cuando no sepas que hacer, haz GTD.

¿Te has enfrentado a experiencias similares? Déjame saber tu experiencia y consejos.

 

Autor: Rogelio Reinoso

GTD Trainer from Mexico

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